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关于加强会计师事务所档案管理的通知

发布日期: 2005-01-16
各会计师事务所、市(县)档案馆:

    为了加强对会计师事务所档案的规范、安全管理,根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》,经研究,现将有关事项和规定通知如下:

    一、会计师事务所要根据本单位实际制定各类档案管理制度,明确档案工作的分管领导,内设机构中设置档案室,配备专职或兼职档案人员,保证管理档案所需费用。

二、档案室和档案工作人员的任务是:

    (一)贯彻执行国家、我省档案工作的法律、法规和方针政策,根据国家和我省档案行政管理机关以及上级业务主管部门的有关规定,制订本单位档案管理和各项规章制度;
    (二)组织、指导、监督本单位各部门的立卷归档工作;
    (三)收集整理和保管本单位在各项工作中形成的全部档案,并负责档案的利用和统计工作。
   
三、本单位各业务部门将在工作中形成的各种文件材料收集齐全,完整、系统整理并定期向档案室移交,集中管理。任何人不得拒为己有或者拒绝归档。

四、各单位应当设立档案保管的专用库房,配备符合档案安全保管的装具和设施,达到防火、防水、防盗、防尘、防霉防蛀、防鼠、防光的要求。

    五、对档案数量较多、库房容量较小的事务所,可依据自愿协商的原则向当地国家综合档案馆寄存档案并签订委托寄存合同,太原市范围内事务所在山西省档案馆寄存,其它市、县(市、区)事务所在当地档案局寄存。代管单位收取排架长度每米不低于100元/年的费用。
代管单位为每一个寄存单位配备独立的库房、装具和其它设施,并由专人负责管理。严格为寄存单位保守商业和管理秘密,严禁向代管单位以外的人员提供查阅服务。

六、当地档案行政部门应积极主动地为档案寄存单位提供业务指导,免费提供咨询、培训服务。

七、档案的鉴定、销毁应当按照国家规定的原则、标准和程序进行。禁止任何单位和个人擅自销毁档案。

    八、对在档案管理的过程中,发现违法行为,按《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》的规定处理。

附件:1、《中华人民共和国档案法》
2、《山西省档案管理条例》




                                二○○四年七月八日



附件1:


                         中华人民共和国档案法


(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过
根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改(中华人民共和国档案法>的决定)修正》

                  目录

第一章  总    则
第二章  档案机构及其职责
第三章  档案的管理
第四章  档案的利用和公布
第五章  法律责任
第六章  附    则




第一章  总    则

    第一条  为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,制定本法。
    第二条  本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第三条  一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
    第四条  各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条    档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。

第二章  档案机构及其职责

    第六条  国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。
    县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案工作实行监督和指导。
    乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
    第七条  机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
    第八条  中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
    第九条  档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。
    在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人,由各级人民政府给予奖励。

第三章  档案的管理

    第十条  对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
    国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
    第十一条  机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。
    第十二条  博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的,可以按照法律和行政法规的规定,由上述单位自行管理。
    档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。
    第十三条  各级各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。
    第十四条  保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
    第十五条  鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
    第十六条  集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时可以收购或者征购。
    前款所列档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖,向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人。
    向国家捐赠档案的,档案馆应当予以奖励。
    第十七条  禁止出卖属于国家所有的档案。
    国有企业事业单位资产转让时,转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。
    档案复制件的交换、转让和出卖,按照国家规定办理。
    第十八条  属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件,禁止私自携运出境。

第四章  档案的利用和公布

    第十九条  国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。
    档案馆应当定期公布开放档案的目录,并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便。
    中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。
    第二十条  机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要,可以按照有关规定,利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。
    利用未开放档案的办法,由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。
    第二十一条  向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。
    第二十二条  属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。
    集体所有的和个人所有的档案,档案的所有者有权?布,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。
    第二十三条  各级各类档案馆应当配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。

第五章  法律责任

    第二十四条  有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任;
    (一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;
    (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;
    (三)涂改、伪造档案的;
    (四)违反本法第十六条、第十七条规定,擅自出卖或者转让档案的;
    (五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;
    (六)违反本法第十条、第十一条规定,不按规定y刁档或者不按期移交档案的;
    (七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
    (八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。
    在利用档案馆的档案中,有前款第一项、第二项、第三项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;造成损失的,责令赔偿损失。
    企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的,由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款;有违法所得的,没收违法所得;并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
    第二十五条  携运禁止出境的档案或者其复制件出境的,由海关予以没收,可以并处罚款;并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第六章  附  则

    第二十六条  本法实施办法,由国家档案行政管理部门制定,
报国务院批准后施行。
    第二十七条  本法自1988年1月1日起施行。





附件2:


                             山西省档案管理条例

      (2000年9月27日山西省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议通过)


    第一条  为加强档案管理,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》,结合本省实际,制定本条例。
    第二条  本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他社会组织以及公民应当遵守本条例,履行保护档案的义务。
    第三条  县级以上人民政府负责对档案工作的领导,将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,健全档案机构,配备专门人员,统筹安排发展档案事业所需经费。
    第四条  县级以上人民政府的档案局是同级人民政府的档案行政管理部门,主管本行政区域内的档案事业,履行下列职责:
    (一)宣传贯彻有关档案工作的法律、法规和国家有关方针政策;
    (二)制定本行政区域内的档案事业发展计划,对各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他社会组织的档案工作进行监督和指导;
    (三)组织进行档案宣传、档案教育、档案科学研究、档案工作人员培训和资格认定,指导档案专业技术职务评审工作;
    (四)会同有关行政部门对本行政区域内的重大科学技术研究项目、重点建设项目档案进行验收;
    (五)依法查处档案违法行为;
    (六)法律、法规规定的其他职责。
    第五条  县级以上人民政府的计划、财政、人事等行政管理部门,应当按照各自的职责,配合档案行政管理部门做好档案工作。
    第六条  乡(镇)人民政府和城市街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案,并对所属企业事业单位和村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。
    村民委员会和居民委员会应当建立档案,并指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
    第七条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织应当依法设置档案工作机构或者配备档案工作人员,健全档案工作制度,提供必要的工作条件。
    第八条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构或者档案工作人员,履行下列职责:
    (一)对文书部门和业务部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导,参与技术项目、建设项目、科研项目和重要设备档案的验收工作;
    (二)统一管理本单位的各种门类和各种载体档案,维护档案的完整、准确与安全,开展档案利用工作,实现档案管理标准化和现代化;
    (三)按照规定向有关档案馆移交档案;
    (四)对本系统的档案工作进行监督和指导。
    第九条  县级以上国家综合档案馆,承担下列工作任务:
    (一)接收和征集本馆保管范围内对国家和社会具有保存价值的档案;
    (二)对所保存的档案采用先进技术按规定科学地整理和保管;
    (三)开展档案的利用工作,为社会利用档案资源提供服务。
    第十条  设置国家专门档案馆,由省档案行政管理部门提出意见,报省人民政府批准。
    设置部门档案馆,经省档案行政管理部门审核同意,报省人民政府批准。
    设置企业、事业单位档案馆应当提出申请,报省档案行政管理部门批准。
    第十一条  各级各类档案机构的档案工作人员应当接受县级以上档案行政管理部门的专业培训,取得上岗资格证书。
    第十二条  从事档案鉴定、评估、咨询等社会中介服务的机构和人员,应当经省档案行政管理部门资质或者资格认定,接受其业务监督。
    第十三条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织及其工作人员在职能活动中形成的全部文字、图表、声像材料,由本单位文书部门或者业务部门负责收集齐全,进行鉴定和系统整理,向本单位档案工作机构或者档案工作人员移交,集中管理。任何部门和个人不得据为已有或者拒绝归档。
    第十四条  各级档案行政管理部门对应当依法移交国家综合档案馆的档案进行登记,并将登记认定情况通知相关档案馆。
    第十五条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织,应当按照下列规定向有关档案馆移交档案:
    (一)列入省档案馆收集范围的档案,自形成之日起满二十年的,向省档案馆移交;
    (二)列入市(地)、县(市、区)国家综合档案馆收集范围的档案,自形成之日起满十年的,向市(地)、县(市、区)国家综合档案馆移交;
    (三)列入专门档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆收集范围的档案,自形成之日起满一年的,向相关档案馆移交;
    (四)记录省、市(地)、县(市、区)重大活动的录音、录像、照片等档案,各单位应当严格管理,并在活动结束后半年内按照省人民政府有关规定向同级国家综合档案馆移交;
    (五)机关、团体撤销时,应当及时向县级以上档案行政管理部门指定的档案馆或者单位移交档案;
    (六)临时机构撤销时,应当及时向有关档案馆或者单位移交档案。
    第十六条  县级以上人民政府应当按照档案馆建筑设计规范的要求建设档案馆专用库房,并根据档案事业发展的要求,配备计算机、复印机、缩微摄影、洗印等必要的设施。
    第十七条  各级各类档案馆(库)的安全措施应当符合下列要求:
    (一)省档案馆建筑耐火等级应当达到一级,市(地)、县(市、区)档案馆应当达到一级或者二级;
    (二)档案库房内应当安装防火、防盗报警装置,配备消防器材;
(三)档案库房内不得存放易燃、易腐、易爆物品,严禁明火装置;
    (四)档案库房内应当配备温湿度调控设备和防尘、防有害生物设施。
    档案馆(库)的管理人员对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案,应当及时抢救。
    第十八条  县级以上人民政府应当每年安排专项经费直接用于国家综合档案馆档案的保护。具体办法,由省人民政府另行规定。
    第十九条  档案的鉴定、销毁应当按照国家规定的原则、标准和程序进行。
    禁止任何单位和个人擅自销毁档案。
    第二十条  档案馆开放档案,应当设置公示标志,为社会利用档案提供便利条件。  
    中国公民或者组织,凭个人身份证件或者单位介绍信可以利用档案馆已开放的档案。
    外国人或者境外组织凭接待单位介绍信,向省档案行政管理部门提出申请,经批准后,可以利用已开放的档案。
    第二十一条  档案馆和其他档案机构提供利用重要、珍贵的档案,应当用缩微品或者其他形式的复制件代替原件。档案缩微品和复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。
    第二十二条  任何组织和个人利用档案,应当遵守查阅档案的有关规定,不得涂改、损毁、丢失、伪造。利用未开放的档案,不得擅自抄录和复制。
    第二十三条  公布档案,应当遵守国家保密规定,按照下列规定办理:
    (一)保存在档案馆的,由档案馆公布;
    (二)保存在单位档案机构的,由所在单位公布;
    (三)集体或者个人所有的档案,由档案所有者依照国家有关规定公布;
    (四)寄存在档案馆的集体或者个人所有的档案,由档案馆征得档案所有者同意后公布。
    第二十四条  档案馆可以通过下列形式公布档案的全文、部分原文或者档案记载的特定内容:
    (一)通过报纸、刊物、图书、音像、电子出版物等形式发表;
    (二)通过电台、电视台播放;
    (三)通过公众计算机信息网络传播;
    (四)公开陈列、展览档案或者其复制件;
    (五)出版发行档案史料汇编的全文或者摘录汇编;
    (六)经档案行政管理部门批准出售档案复制件;
    (七)在公共场合散发、张贴档案复制件;
    (八)在公共场合宣读、播放;
    (九)法律、法规规定的其他形式。
    第二十五条  禁止出卖、擅自转让国家所有的档案或者擅自出卖、转让国家所有的档案的复制件。
    禁止擅自向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送非国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案。
    第二十六条  有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门责令限期改正,逾期未改正的给予通报批评;对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员,由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分:
    (一)未依法建立档案机构或者配备档案人员的;
    (二)未依法对各种门类和载体档案实行集中统一管理的;
    (三)不按规定y刁档或者向档案馆移交档案的;
    (四)不按规定办理档案登记、统计的;
    (五)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施的;
    (六)不按规定开放档案或者提供利用的;
    (七)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。
    第二十七条  违反本条例第十九条、第二十三条、第二十五条规定的,依照《中华人民共和国档案法》的有关规定处理。
    第二十八条  违反本条例第二十二条规定的,由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分,对单位给予通报批评;县级以上档案行政管理部门可以对个人处以五百元以上五千元以下罚款,或者对单位处以一万元以上十万元以下罚款。
    第二十九条  违反本条例规定造成档案损失的,由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门责令赔偿损失。损失档案的价值由县级以上档案行政管理部门组织档案专家、鉴定人员评估确定。
    违反本条例规定,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    第三十条  档案工作人员滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守的,由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    第三十一条  本条例具体应用中的问题,由省人民政府负责解释。
  第三十二条  本条例自2001年1月1日起施行。


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